Stundenzettel Vorlage: was hineingehört und wie Sie ohne Papier auskommen

Ein guter täglicher Stundenzettel hält fest, wer gearbeitet hat, an welchem Auftrag, wie viele Stunden und mit welchen Kosten. Hier finden Sie die Angaben, die Ihre Vorlage braucht, zum Ausfüllen von Hand oder zum Ausdrucken, und was sich ändert, wenn der Bericht per Handy kommt.

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Was ist das

Was ist ein Arbeitsbericht?

Der Arbeitsbericht, auch Stundenzettel oder Arbeitsnachweis, ist das Dokument, in dem jeder Mitarbeiter oder der Vorarbeiter eines Teams festhält, was an einem Arbeitstag getan wurde: an welchem Auftrag, wie viele Stunden und mit welchen Kosten.

Er dient zwei Zwecken zugleich: der Erfassung der Stunden jeder Person, die in die Lohnabrechnung eingehen, und den Kosten jedes Auftrags, die zeigen, ob er Geld gebracht hat. Deshalb darf eine Arbeitsbericht-Vorlage kein leeres Blatt sein: Fehlt der Auftrag, lassen sich die Stunden nirgends verbuchen; fehlen Pausen oder Überstunden, stimmt die Lohnabrechnung nicht.

Arbeitsnachweis-Vorlage

Die Angaben, die Ihre Vorlage braucht

Das gilt für eine Vorlage in Excel, als PDF oder auf Papier zum Ausdrucken: Das sind die Felder eines täglichen Arbeitsberichts.

Datum und wer

Das Datum des Arbeitstags, der Name des Mitarbeiters und seine Lohngruppe (Facharbeiter, angelernter Arbeiter, Helfer…), nach der sich der Wert seiner Stunde richtet.

Der Auftrag

Code oder Name des Auftrags und die ausgeführte Tätigkeit. Ohne diese Angabe lässt sich die Stunde nirgends verbuchen.

Beginn, Ende und Pausen

Uhrzeit von Beginn und Ende des Arbeitstags und die gemachten Pausen.

Die Stundenart

Normal-, Über- und Feiertagsstunden getrennt: Sie kosten nicht dasselbe.

Fahrten, Spesen und Kilometer

Die Kosten des Auftrags und des Mitarbeiters selbst bei Arbeit außer Haus.

Die Unterschrift

Die Unterschrift des Mitarbeiters und, wenn für einen Kunden gearbeitet wird, die des Verantwortlichen beim Kunden.

Zum Ausfüllen oder Ausdrucken

Arbeitsberichte zum Ausdrucken: wo sie scheitern

Eine Stundenzettel-Vorlage in Excel oder auf Papier funktioniert, solange es wenige Mitarbeiter und wenige Aufträge gibt. Wächst das Unternehmen, kommen die üblichen Probleme:

Die Berichte kommen spät ins Büro, manchmal erst am Ende der Woche oder des Monats.
Jemand tippt sie zweimal ab: einmal für die Lohnabrechnung und einmal für die Kosten jedes Auftrags.
Angaben fehlen oder sind unleserlich: ein Auftrag ohne Code, nicht notierte Überstunden, eine Pause, die nicht auftaucht.
Die Kosten eines Auftrags kennt man erst, wenn er abgeschlossen ist und sich nichts mehr korrigieren lässt.

Vom Papier zu GControl

Derselbe Bericht, per Handy

In GControl enthält der Arbeitsbericht dieselben Angaben wie Ihre Vorlage, wird aber in der Android-App oder im Windows-Programm ausgefüllt und kommt in Echtzeit ins Büro.

Arbeitszeit erfassen

Beginn und Ende jedes Arbeitstags mit den Pausen, im Betrieb oder beim Kunden vor Ort.

Stunden je Auftrag

Normal-, Über- und Feiertagsstunden, gebucht auf jeden Auftrag und jede Tätigkeit.

Mit Stundensätzen bewertet

Jede Stunde wird nach der Lohngruppe des Mitarbeiters bewertet.

Unterschriftenliste

Die Unterschriftenliste des Tages entsteht aus denselben Berichten.

Außerdem

Vom Arbeitsbericht zum Arbeitsauftrag

Die Berichte werden auf Aufträge gebucht, die mit ihrem Code eröffnet werden, einen Vorarbeiter und einen Verantwortlichen haben und mit ihrem Fertigstellungsdatum abgeschlossen werden.

Für jeden Auftrag wird die Serviceanforderung gedruckt: der Arbeitsauftrag mit Unterschrift bei Beginn und Abschluss. Das ist das Papier, das sich zu drucken lohnt. Mit den Stunden aus den Arbeitsberichten und den Materiallieferungen liefert GControl die Kosten jedes Auftrags. Wenn Sie nur die Arbeitszeiterfassung Ihrer Belegschaft brauchen, ohne Aufträge und Kosten, hat Infonet Gesthoras.

Häufige Fragen

Was wir am häufigsten gefragt werden

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Kann ich die Angaben meiner Stundenzettel-Vorlage weiter nutzen?

Ja. Was Sie heute auf der Vorlage eintragen (Mitarbeiter, Auftrag, Stunden, Pausen, Fahrten, Spesen und Kilometer), wird in der Android-App oder unter Windows erfasst, und niemand muss es mehr von Hand in die Lohnabrechnung oder die Auftragskosten übertragen.

Lassen sich die Arbeitsberichte für die Lohnabrechnung nutzen?

Ja. Sie dienen der Arbeitszeiterfassung jedes Mitarbeiters, um die Lohnabrechnung zu automatisieren, und schlüsseln die Stunden nach Auftrag und Tätigkeit auf, für die Kosten.

Stempeln die Mitarbeiter per Smartphone?

Ja. Mit der Android-App erfassen sie Beginn, Ende und Pausen des Arbeitstags, im Betrieb oder beim Kunden vor Ort, und füllen ihre Arbeitsberichte mit Normal-, Über- und Feiertagsstunden aus. Das Büro sieht es in Echtzeit und druckt die Unterschriftenliste.

Erstellt GControl Arbeitsaufträge?

Ja. Für jeden Auftrag wird die Serviceanforderung gedruckt: der Arbeitsauftrag mit Unterschrift bei Beginn und Abschluss. Der Auftrag wird mit seinem Code eröffnet, hat einen Vorarbeiter und einen Verantwortlichen, erhält die Arbeitsberichte der Monteure und wird mit seinem Fertigstellungsdatum abgeschlossen.

GControl

Vom Papier in die App

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