En muchas empresas de servicios técnicos conviven dos mundos que no se hablan. En el taller y en la oficina técnica están los partes, los albaranes de material y las ofertas. En administración está la contabilidad, con sus facturas, sus cuentas y su cierre. Cada uno da su versión de cómo va la empresa, y no siempre coinciden. Este artículo explica qué conviene conectar entre los partes de trabajo y la contabilidad, en qué orden, y qué comprobaciones hacer para que los números de gestión y los contables se parezcan.
Por qué no coinciden la gestión y la contabilidad
La contabilidad cuenta lo que se ha facturado y lo que se ha pagado o se debe. La gestión de trabajos cuenta lo que se ha hecho y lo que ha costado. Son visiones distintas de lo mismo, y se separan por motivos conocidos:
- Trabajos terminados que todavía no se han facturado.
- Facturas emitidas que no llevan el código del trabajo, de modo que no se sabe a qué encargo corresponden.
- Material comprado que entra en contabilidad como gasto pero no se ha imputado a ningún trabajo ni figura en el stock.
- Horas que figuran en las nóminas pero no en los partes, o al revés.
- Facturas y albaranes que se teclean dos veces, una en cada programa, con errores en una de ellas.
Ninguno de estos problemas se resuelve solo con un programa de contabilidad mejor. Se resuelve con un circuito en el que cada dato se introduce una vez y viaja con su código.
El circuito que conviene montar
Un circuito razonable para una empresa que trabaja por encargos sigue este orden:
- Oferta con código. La oferta lleva su código de trabajo desde el principio.
- Trabajo abierto. Cuando el cliente la aprueba, el trabajo queda abierto para recibir horas y material.
- Partes de trabajo. Las horas se imputan al trabajo y se valoran por categoría profesional.
- Material. Las compras se asignan al trabajo o al stock; las salidas de almacén y las regularizaciones se imputan a los trabajos.
- Albaranes y facturas del trabajo. Se emiten desde el mismo sistema que conoce el trabajo, con su código.
- Contabilidad. Las facturas pasan a contabilidad mediante un enlace, sin volver a teclearlas.
El punto clave es el quinto: si la factura sale del mismo sitio donde están las horas y el material, ya sabes a qué trabajo pertenece y puedes calcular su margen sin cruzar datos a mano.
Qué gana cada parte de la empresa
| Quién | Qué gana con el circuito conectado |
|---|---|
| Operarios | Un solo parte, que sirve para su nómina y para el trabajo |
| Oficina técnica | El coste real de cada trabajo mientras está en marcha |
| Administración | Facturas que no se teclean dos veces y que llegan con su trabajo identificado |
| Gerencia | Un resultado por trabajo que se puede cuadrar con el de la contabilidad |
Los partes también alimentan la nómina
La conexión no es solo con las facturas. Las horas de los partes son la base de dos cosas distintas: el coste de cada trabajo y la nómina de cada trabajador. Si se registran una sola vez, con el inicio y el fin de la jornada y el reparto de las horas entre trabajos, el mismo dato sirve para las dos. La nómina recoge las horas normales, las extra, las festivas o las de nocturnidad, y el coste del trabajo recoge esas mismas horas valoradas por categoría.
Cuando la nómina y los partes van por caminos separados, aparecen diferencias que nadie sabe explicar: horas extra pagadas que no figuran en ningún trabajo, o trabajos con más horas de las que se pagaron. En el primer caso, el trabajo parece más barato de lo que fue; en el segundo, algo se está apuntando mal. Conectar los partes con la nómina y con la contabilidad cierra el círculo: lo que se paga, lo que se imputa y lo que se factura salen de la misma fuente.
Comprobaciones de cierre de mes
Aunque el circuito esté conectado, merece la pena revisar cada mes unos pocos puntos. Son rápidos y evitan sorpresas al cierre del ejercicio:
- Trabajos terminados sin facturar. Lista los trabajos con horas o material del mes y sin factura. Cada uno tiene que tener una explicación.
- Facturas sin trabajo. Si alguna factura de venta no está asociada a un trabajo, revisa por qué.
- Compras sin destino. Las compras de material deben estar imputadas a un trabajo o haber entrado en el stock.
- Horas de nómina frente a horas de partes. Si el registro horario y los partes salen del mismo dato, las diferencias deberían ser pequeñas y explicables.
- Valoración de stock. El valor del almacén según el sistema de gestión debería ser coherente con el que use tu asesoría o tu contabilidad para las existencias.
Un ejemplo de lo que se detecta
Supón, como ejemplo, que la contabilidad del trimestre muestra más compras de material que la suma del material imputado a trabajos más el aumento del stock. Esa diferencia es material que se compró y no se sabe dónde está: o se usó en trabajos sin imputarse, o es merma sin regularizar, o hay albaranes sin cargar. Sin conectar las dos partes, esa diferencia no se ve.
Errores frecuentes al conectar
- Querer conectar todo de golpe. Empieza por las facturas de venta con su código de trabajo; después, las compras.
- Mantener la factura «a mano» para algunos clientes. Las excepciones son las que luego no cuadran.
- No acordar con la asesoría qué datos pasan y cuándo.
- Pensar que el enlace sustituye la revisión. Automatiza el traspaso, pero alguien tiene que mirar las comprobaciones de cierre.
Cómo lo resuelve GControl
En GControl las ofertas y los trabajos se codifican por año, cliente y tipo de actividad, y a cada trabajo se le imputan los partes de trabajo, valorados con el preciario por categoría profesional, y el material, por compra directa, desde el almacén o por reparto. De cada trabajo se emiten sus facturas y albaranes, y GControl dispone de enlace con ContaSOL. Los partes sirven a la vez para el registro horario, para automatizar las nóminas, y para el análisis de costes.
Puedes verlo en la página de coste por trabajo, en la de partes de trabajo y en las preguntas frecuentes.
