En muchas empresas de montajes y mantenimiento se rellenan dos papeles por cada día de trabajo: el parte, que dice en qué trabajo ha estado cada operario, y el registro de jornada, que dice a qué hora entró y salió. Son dos apuntes de la misma realidad, hechos por separado, y a menudo no coinciden. Este artículo resume qué pide la ley al registro de jornada y cómo obtener la hoja de firmas a partir de los partes, para que un solo dato sirva para las dos cosas.
Qué dice la ley sobre el registro de jornada
La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (texto refundido aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015), apartado que añadió el Real Decreto-ley 8/2019. En resumen, establece que:
- La empresa garantizará el registro diario de jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
- El registro se organiza y documenta mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.
- La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Además, el artículo 35.5 del mismo Estatuto dice que, a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones.
Ten en cuenta que hay en tramitación un real decreto que desarrolla el registro de jornada y apuesta por el registro digital. A la fecha de este artículo no hemos podido confirmar en el BOE que se haya publicado, así que revisa si ha entrado en vigor y qué cambia antes de decidir el formato de tu registro.
Lo que la ley no dice
El artículo 34.9 no obliga a que el trabajador firme cada día ni fija un soporte concreto. La hoja de firmas es una práctica muy extendida porque deja constancia de que el trabajador conoce y acepta lo registrado, y eso ayuda mucho si un día hay una discrepancia o una inspección. Lo que fije tu convenio colectivo o el acuerdo de empresa sobre la forma del registro es lo que tienes que seguir.
Por qué tiene sentido sacarlo de los partes
En una empresa que trabaja por encargos, el parte ya recoge cuándo empieza y termina cada trabajador y en qué ha estado. Si el registro de jornada se lleva por otro lado, aparecen problemas conocidos:
- Horas de jornada que no cuadran con las horas de los partes.
- Horas extra que figuran en un sitio y no en el otro, con el lío que eso trae en la nómina.
- Doble trabajo para el operario y para la oficina.
- Un registro que se rellena al final de la semana de memoria, que es justo lo que la norma quiere evitar.
Si el operario ficha el inicio y el fin de la jornada y, dentro de ella, imputa sus horas a los trabajos, el mismo dato alimenta el registro de jornada, las nóminas y el coste de cada trabajo.
Qué debe contener la hoja de firmas
Una hoja de firmas práctica, normalmente mensual por trabajador, suele recoger:
| Dato | Para qué |
|---|---|
| Empresa, trabajador y periodo | Identificar el registro |
| Hora de inicio y de fin de cada día | Lo que exige el artículo 34.9 |
| Descansos | Calcular el tiempo de trabajo efectivo |
| Horas ordinarias y extraordinarias | Cómputo de horas extra, artículo 35.5 |
| Otros conceptos (festivos, nocturnidad, permisos) | Cuadrar con la nómina |
| Totales del periodo | Totalización en el periodo de abono |
| Firma del trabajador y de la empresa | Constancia de conformidad |
No hace falta que la hoja incluya en qué trabajo ha estado cada uno: eso es información de gestión, no del registro de jornada.
Pasos para ponerlo en marcha
- Revisa tu convenio y, si hay representación, consulta con ella cómo se va a organizar el registro, como pide el artículo 34.9.
- Define qué es el inicio y el fin de la jornada cuando se trabaja en el centro del cliente: llegada al taller, llegada a la planta… Que todos lo apliquen igual.
- Define los descansos: fijos para todos o personalizados según el puesto.
- Haz que el fichaje sea en el momento, desde el móvil, no al final del día.
- Revisa las incidencias (olvidos, diferencias con la jornada prevista) antes de cerrar el mes.
- Saca la hoja, fírmala y guárdala durante el plazo legal de cuatro años, con acceso para quien la ley indica.
Errores frecuentes
- Registrar solo el total de horas y no el horario de inicio y fin.
- Corregir registros a posteriori sin dejar rastro de la corrección.
- Guardar las hojas sin orden, de modo que no se encuentran cuando las piden.
- Olvidar a quienes trabajan siempre fuera, en el centro del cliente.
- Dejar que la hoja de firmas se acumule meses sin firmar. Cuanto más tarde se firma, más difícil es aclarar una discrepancia.
Cómo lo hace GControl
Con la app de GControl los trabajadores registran el inicio y el fin de cada jornada, con sus descansos predefinidos o personalizados, en la empresa o en el centro de trabajo del cliente, y rellenan sus partes. La app recoge horas normales, extras, festivas, sindicales, en nocturnidad y de permiso, y las posibles diferencias con la jornada. En la oficina se ve en tiempo real y se obtiene la hoja de firmas de la jornada, además de múltiples listados. Los partes cumplen así un doble objetivo: el registro horario para automatizar las nóminas y el detalle de horas por trabajo y actividad para los costes.
Puedes verlo en partes de trabajo y en las preguntas frecuentes. Si solo necesitas el control horario de la plantilla, sin trabajos ni costes, Infonet tiene Gesthoras.
