Saber que un trabajo ha salido con menos margen del previsto es útil, pero no basta. Lo que de verdad te ayuda es saber dónde se fue el dinero: si fue la estructura, la tubería o la puesta en marcha; si fueron las horas o el material. Para eso hay que comparar lo ofertado y lo ejecutado capítulo a capítulo. Este artículo explica cómo preparar la oferta para que esa comparación sea posible, cómo leer las desviaciones y qué hacer con ellas.
Por qué comparar por capítulos y no solo el total
El total esconde compensaciones. Un montaje puede cerrar con el coste previsto porque en un capítulo te pasaste un 30 % y en otro gastaste mucho menos de lo que habías calculado. Mirando solo el total, la próxima oferta repetirá los dos errores. Mirando por capítulos, sabrás que tienes que subir uno y que quizá estás cobrando de más en el otro, lo que puede hacerte perder ofertas.
La comparación por capítulos también te sirve durante el trabajo, no solo al final. Si a mitad del montaje un capítulo ya ha consumido casi todas las horas ofertadas, hay tiempo para reaccionar: revisar el método, hablar con el cliente si hay cambios o, como mínimo, saber que ese trabajo va a cerrar peor.
Cómo preparar la oferta para poder compararla
La comparación solo es tan buena como la estructura de la oferta. Algunas pautas:
- Capítulos que se correspondan con fases reales. Si los capítulos de la oferta no coinciden con cómo trabaja el equipo, nadie sabrá a cuál imputar las horas.
- Pocos capítulos. Entre cuatro y ocho suele bastar para un montaje medio. Más detalle se puede llevar en las partidas.
- Mano de obra y material separados en cada capítulo, con horas por categoría si es posible.
- Los mismos capítulos en trabajos parecidos. Así podrás comparar entre trabajos y construir un histórico.
Por ejemplo, un montaje mecánico podría tener estos capítulos: estructura; tubería y valvulería; tornillería y consumibles; pruebas y puesta en marcha.
Cómo imputar lo ejecutado a cada capítulo
Para que el lado de lo ejecutado tenga el mismo desglose, las horas y el material tienen que llegar con el capítulo indicado:
- En el parte, el operario indica el trabajo y la actividad o capítulo en que ha trabajado.
- El material comprado para el trabajo se asigna al capítulo y partida que corresponda.
- El material que sale del almacén para el trabajo se imputa igual.
- Los cambios que pida el cliente se abren como capítulo propio o como trabajo aparte, para no contaminar la comparación.
Si los operarios tienen dudas sobre a qué capítulo imputar una tarea, la culpa suele ser de la oferta, no de ellos: significa que los capítulos no se distinguen bien en la práctica. Corrígelo en las ofertas siguientes en lugar de pedir más precisión en los partes.
Lo último es importante: si el cliente pide un cambio y lo metes en un capítulo existente, parecerá una desviación tuya cuando en realidad es un trabajo nuevo que se debería facturar.
Cómo leer las desviaciones
Con los dos lados preparados, la comparación es una tabla. Un ejemplo con cifras inventadas:
| Capítulo | Horas ofertadas | Horas reales | Material ofertado | Material real |
|---|---|---|---|---|
| Estructura | 120 | 118 | 1.840 € | 1.910 € |
| Tubería y valvulería | 140 | 182 | 1.420 € | 1.460 € |
| Tornillería y consumibles | 20 | 22 | 510 € | 780 € |
| Pruebas y puesta en marcha | 40 | 36 | 0 € | 0 € |
En este ejemplo el total de horas se pasa 38 horas, pero casi todo viene de la tubería. Y en material, el capítulo pequeño (consumibles) es el que más se desvía en proporción. Son dos preguntas distintas con respuestas distintas.
Preguntas para cada desviación
- ¿Estaba mal medido en la oferta o se ejecutó peor de lo previsto?
- ¿Hubo un cambio del cliente que no se registró como tal?
- ¿Hubo horas perdidas por esperas o falta de material?
- ¿El material de más es merma, error de pedido o consumo real mayor?
Apunta la respuesta junto al trabajo. Un año después, ese comentario vale más que la cifra.
Cuándo mirar la comparación
No esperes al cierre. En trabajos largos, revisa la comparación de forma periódica mientras el trabajo está abierto: cuando un capítulo ha consumido una parte de las horas ofertadas que no corresponde con lo que lleva hecho, es el momento de hablar con el encargado. Al cerrar el trabajo, haz una última revisión completa y deja anotadas las conclusiones. Y una vez al año, junta los trabajos de un mismo tipo de actividad y mira si las desviaciones se repiten en los mismos capítulos: si es así, el problema está en cómo ofertas, no en cómo ejecutas.
Del análisis a la siguiente oferta
La comparación tiene sentido si cambia algo. Algunas formas de aprovecharla:
- Ajusta las horas tipo por capítulo con la media de los últimos trabajos parecidos.
- Revisa los capítulos que se desvían siempre: puede que falte una partida que nadie oferta.
- Comparte los resultados con los encargados. Saber cuántas horas se ofertaron en cada capítulo les ayuda a organizar el trabajo.
- Haz la comparación también con los trabajos que ganaron dinero: a veces la desviación favorable indica que estás ofertando caro.
Lo ofertado y lo ejecutado en GControl
En GControl cada trabajo ofertado lleva su mano de obra ofertada y el material asociado, desglosado en los capítulos y partidas que tú definas. Cuando la oferta se aprueba, el trabajo queda abierto a imputaciones: los partes de los trabajadores, con sus horas por trabajo y actividad valoradas con el preciario por categoría profesional, y el material que llega por compra directa, desde el almacén o por reparto, en las categorías y partidas que configures. Para explotar la información tienes listados en tablas dinámicas de Excel, desde las ofertas hasta los costes, ingresos y beneficios, y un cuadro de mandos en Power BI.
Lo tienes explicado en coste por trabajo y, para el lado del material, en material y stock.
