Las empresas de mantenimiento industrial y servicios técnicos suelen vivir de dos tipos de encargo a la vez: contratos de mantenimiento con una cuota fija y trabajos puntuales que se ofertan y se facturan aparte. El lío empieza cuando el mismo técnico, en la misma planta y el mismo día, hace una revisión del contrato y una reparación que el cliente pagará por separado. Si las horas acaban en el mismo saco, no sabrás si el contrato es rentable ni si estás regalando trabajos extra. Este artículo explica cómo separarlos sin duplicar herramientas.
Dos formas de ganar dinero que se comportan distinto
Un contrato de mantenimiento es una apuesta: cobras una cantidad fija y esperas que las horas y el material que te cueste el año queden por debajo. Un trabajo puntual es un encargo cerrado: ofertas, ejecutas y facturas. Los dos necesitan el mismo control (horas, material, coste), pero se analizan de forma distinta:
| Contrato de mantenimiento | Trabajo puntual | |
|---|---|---|
| Ingreso | Cuota periódica fija | Importe de la oferta o de lo ejecutado |
| Periodo de análisis | Mes, trimestre o año del contrato | Desde que se abre hasta que se cierra |
| Riesgo | Que las horas superen lo que cubre la cuota | Que la ejecución supere lo ofertado |
| Pregunta clave | ¿Me compensa renovar en estas condiciones? | ¿He ganado lo que esperaba? |
Tener los dos en sistemas separados (el contrato en una hoja de cálculo, los trabajos en otra) obliga a pasar datos a mano y deja huecos. Tenerlos juntos pero sin distinguirlos es peor. Lo que funciona es un solo sistema con una separación clara.
Cada contrato es un trabajo con su código
La forma más sencilla es tratar cada contrato de mantenimiento como un trabajo más, con su propio código y un tipo de actividad que lo identifique como mantenimiento. Si el contrato es anual, abre un código por cliente y año: así cada ejercicio del contrato tiene su resultado y puedes compararlos.
Los trabajos puntuales llevan sus propios códigos, con el tipo de actividad que corresponda (reparación, montaje, modificación…). Si un trabajo puntual nace dentro de un contrato, sigue siendo un trabajo aparte: se oferta, se aprueba y se imputa por separado.
Si el contrato cubre varias plantas o equipos
Cuando un contrato abarca varios centros o líneas, tienes dos opciones: un código por centro o un solo código con capítulos para cada centro. La primera da más detalle; la segunda es más simple para el técnico. Elige según cómo te pida el cliente la información y cómo quieras analizarla tú.
La frontera entre lo que cubre el contrato y lo que no
El punto débil de los contratos de mantenimiento es la frontera difusa. Si no está claro qué entra en la cuota, los técnicos tenderán a apuntar todo al contrato, porque es lo cómodo y evita discusiones con el cliente. El resultado es un contrato que parece deficitario y unos trabajos extra que nunca se facturan.
Algunas medidas que ayudan:
- Deja por escrito qué incluye el contrato: revisiones preventivas, número de visitas, tiempos de respuesta, material incluido o excluido.
- Da a los técnicos una lista breve de lo que no cubre, para que sepan cuándo hay que abrir un trabajo nuevo.
- Cuando surja algo fuera del contrato, que el técnico lo avise antes de hacerlo, salvo urgencias. La oficina decide si se abre un trabajo y se oferta.
- Revisa cada mes las horas del contrato: un pico suele esconder trabajos que debieron ir aparte.
El parte del técnico, con dos líneas si hace falta
El técnico no tiene que pensar en contabilidad, solo en apuntar bien. Si en una visita hace la revisión del contrato y una reparación extra, el parte lleva dos líneas: una con el código del contrato y otra con el del trabajo puntual, cada una con sus horas. Lo mismo con el material: el filtro de la revisión va al contrato y la pieza de la reparación va al trabajo puntual.
Para que esto funcione en la práctica:
- El técnico tiene que poder ver en el móvil los trabajos abiertos de ese cliente.
- Los códigos se eligen de una lista, no se escriben de memoria.
- La documentación del trabajo (instrucciones, especificaciones) está a mano en el propio móvil.
Qué mirar en cada tipo de encargo
Con todo en un sistema, el análisis se hace con los mismos datos, pero con preguntas distintas.
En los contratos
- Horas y material consumidos frente a la cuota, por periodo.
- Evolución año a año del mismo contrato.
- Contratos que consumen mucho más que la media de su tipo.
En los trabajos puntuales
- Coste real frente a lo ofertado.
- Trabajos puntuales que salen de cada contrato: si un cliente genera muchos, es un buen cliente; si no se facturan, hay un problema.
- Tiempo entre que se termina el trabajo y se factura.
Un consejo práctico: revisa juntos, para cada cliente, el contrato y los trabajos puntuales que han salido de él. Un contrato con poco margen puede compensarte si abre la puerta a trabajos puntuales rentables; uno con buen margen puede no serlo si te obliga a tener a alguien disponible que no factura nada más.
Esta información también te sirve para renovar contratos con argumentos: si un contrato consume cada año más horas de las que cubre su cuota, tienes los partes para demostrarlo.
Cómo encaja en GControl
GControl codifica los trabajos de forma normalizada por año, cliente y tipo de actividad, así que contratos y trabajos puntuales pueden convivir con códigos distintos y analizarse por separado o juntos. A cada trabajo se le imputan los partes de trabajo y el material, y obtienes su coste, su ingreso y su beneficio. Los técnicos fichan y dan el parte desde la app del móvil, en la empresa o en el centro de trabajo del cliente, y ven allí las especificaciones e instrucciones que se adjuntan desde la oficina.
Puedes ver cómo funcionan los partes de trabajo desde el móvil y cómo se calcula el coste de cada trabajo.
