En una empresa que trabaja por encargos, cada hora pagada debería acabar imputada a algún trabajo. En la práctica no es así: hay esperas, viajes, búsquedas de material, repeticiones y ratos de taller que no se cargan a nadie. Esas horas improductivas no aparecen en ninguna factura, pero se pagan igual, y suelen explicar por qué la empresa tiene trabajo de sobra y aun así gana poco. En este artículo verás dónde se suelen esconder, cómo medirlas y qué hacer para reducirlas.
Qué es una hora improductiva y qué no
No toda hora que no se factura es improductiva. Una formación obligatoria o el mantenimiento de la propia herramienta son necesarios. La distinción útil es esta:
- Horas imputadas: las que figuran en un parte asociadas a un trabajo concreto.
- Horas internas necesarias: formación, mantenimiento de vehículos y herramientas, reuniones de seguridad.
- Horas perdidas: esperas, retrabajos, viajes de más, búsqueda de material, tiempos muertos entre encargos.
El objetivo no es llegar a cero, que es imposible, sino saber cuántas hay de cada tipo y que las perdidas bajen.
Dónde se suele perder el tiempo
Cada empresa tiene sus puntos débiles, pero hay sitios donde casi siempre aparecen horas perdidas:
| Dónde | Cómo se nota | Qué suele haber detrás |
|---|---|---|
| Esperas en el cliente | El equipo llega y no puede empezar | Permisos de trabajo, zona no liberada, falta de coordinación |
| Material | Viajes al almacén o al proveedor a media jornada | Material mal preparado o pedido tarde |
| Desplazamientos | Muchas horas de furgoneta para poco trabajo | Rutas mal planificadas, visitas cortas sueltas |
| Retrabajos | Volver a hacer lo que ya estaba hecho | Instrucciones poco claras, planos desactualizados |
| Huecos entre trabajos | Gente en el taller sin tarea asignada | Planificación a corto plazo, trabajos que se retrasan |
| Papeleo | Tiempo rellenando o buscando partes | Partes en papel que se pasan a mano |
Cómo medirlas con los partes
Sin datos, las horas improductivas son una sensación. Con datos, son una cifra que puedes seguir mes a mes. El método más sencillo es comparar dos números para cada trabajador y para la empresa entera:
- Horas registradas: las de la jornada, desde que ficha la entrada hasta la salida, descontando descansos.
- Horas imputadas a trabajos: las que aparecen en los partes con un código de trabajo.
La diferencia son las horas que no han ido a ningún trabajo. Para saber en qué se han ido, ayuda tener unos pocos códigos internos, tratados como trabajos propios de la empresa: «taller», «almacén», «formación», «mantenimiento de vehículos», «espera». Que sean pocos y claros; si hay veinte, nadie los usará bien.
Una advertencia sobre la sinceridad de los partes
Si el equipo percibe que apuntar una espera trae problemas, la repartirá entre los trabajos del día y desaparecerá de la estadística. Explica que el objetivo es encontrar fallos de organización, no señalar a nadie. Una espera de dos horas por falta de permiso en la planta del cliente es un dato muy valioso: te sirve para hablar con ese cliente o para cobrarla.
Qué hacer con cada fuente de pérdida
Una vez que sabes dónde están, las soluciones suelen ser de organización más que de tecnología:
- Esperas: confirma con el cliente el día antes que la zona y los permisos estarán listos. Si las esperas se repiten con un cliente, anótalas y plantéalas en la próxima oferta.
- Material: prepara el material del trabajo antes de salir y revisa el stock de lo más habitual. Un almacén con su valoración al día evita compras de urgencia.
- Desplazamientos: agrupa visitas por zona y evita mandar a alguien para una tarea corta si puede hacerse en la siguiente visita.
- Retrabajos: que la documentación del trabajo (planos, instrucciones, especificaciones) esté en el móvil del operario y sea la versión vigente.
- Huecos: ten una lista de tareas internas útiles para los ratos sin trabajo asignado, con su código interno.
- Papeleo: el parte desde el móvil, enviado al terminar, ahorra tiempo al operario y a la oficina.
Cómo afectan al precio de tus ofertas
Las horas improductivas que no se pueden eliminar del todo tienen que estar en algún sitio del precio. Si calculas el coste hora dividiendo entre horas productivas, ya las estás repartiendo entre los trabajos. Si divides entre todas las horas pagadas, el coste hora te saldrá más bajo de lo que es y ofertarás demasiado barato.
Tampoco tiene sentido repartirlas a ojo entre los trabajos del mes. Si una espera se produjo en la planta de un cliente concreto, es coste de ese trabajo y debe figurar en él: así el margen de ese cliente refleja lo que de verdad te cuesta trabajar para él, y tendrás argumentos para revisar el precio o las condiciones.
Por ejemplo, si una plantilla registra 1.000 horas en un mes y solo 820 van a trabajos, cada hora imputada tiene que cubrir el coste de 1,22 horas pagadas. Esa proporción, vigilada mes a mes, es uno de los indicadores más útiles de una empresa de servicios técnicos.
Lo que te da GControl
En GControl los partes cumplen un doble objetivo: el registro horario de cada trabajador, con el inicio, el fin y los descansos de la jornada fichados desde la app, y el detalle de esas horas por trabajo y actividad. Con los dos datos en el mismo sistema puedes comparar horas de jornada y horas imputadas. La app recoge también horas normales, extras, festivas, sindicales, en nocturnidad y de permiso, y las posibles diferencias con la jornada, y los operarios ven en el móvil los documentos que se adjuntan a cada trabajo.
Lo tienes en la página de partes de trabajo, y en la de material y stock verás cómo se controla el almacén. Si lo que buscas es solo el control horario de la plantilla, sin trabajos ni costes, Infonet tiene Gesthoras.
