Una empresa de servicios técnicos puede estar llena de trabajo y aun así cerrar el año con poco beneficio. Casi siempre las señales estaban ahí: trabajos que se comían más horas de las ofertadas, ofertas que no se aceptaban, material parado en el almacén, trabajos terminados que tardaban en facturarse. El problema es que nadie las miraba con regularidad. Este artículo propone un conjunto corto de indicadores, cómo calcularlos con los datos que ya generas y qué hacer cuando se tuercen.
Pocos indicadores, bien elegidos
El error habitual es querer medirlo todo. Un cuadro con cuarenta cifras no lo mira nadie. Es mejor elegir entre seis y diez indicadores que respondan a las preguntas que de verdad te importan: si ganas dinero con los trabajos, si tu gente está trabajando en lo que se cobra, si vendes bien y si cobras a tiempo. Cada indicador debería tener un responsable y una frecuencia de revisión.
Indicadores de los trabajos
Son los que dicen si el negocio funciona encargo a encargo.
| Indicador | Cómo se calcula | Qué te dice |
|---|---|---|
| Margen por trabajo | (Ingreso − coste de mano de obra − coste de material) / ingreso | Qué trabajos te dejan dinero y cuáles no |
| Desviación de horas | Horas reales / horas ofertadas | Si ofertas bien la mano de obra |
| Desviación de material | Material real / material ofertado | Si mides bien el material y controlas la merma |
| Margen por tipo de actividad | El margen agrupado por montajes, mantenimiento, reparaciones… | Qué líneas de negocio te compensan |
| Margen por cliente | El margen agrupado por cliente | Qué clientes son rentables de verdad |
Para que estos indicadores salgan, cada trabajo necesita su código y todas las horas y el material imputados a él. Sin eso, el margen por trabajo es una suposición.
Indicadores de la mano de obra
En una empresa de servicios, la mano de obra suele ser el coste principal. Merece la pena vigilarla aparte:
- Porcentaje de horas imputadas: horas imputadas a trabajos entre horas de jornada registradas. Es la medida más directa del tiempo que se pierde en esperas, viajes o huecos.
- Horas extra sobre horas totales: un porcentaje alto y sostenido indica falta de plantilla o mala planificación, y encarece los trabajos.
- Coste hora real por categoría: revísalo al menos cuando cambie el convenio, para que el preciario de las ofertas no se quede atrás.
- Horas por trabajo en curso: cuántas horas lleva cada trabajo abierto frente a las ofertadas, para reaccionar antes de que termine.
Indicadores comerciales, de material y de facturación
Ofertas
- Tasa de aceptación: importe aceptado entre importe ofertado, por cliente y por tipo de actividad. Una tasa muy baja con un cliente puede indicar que ofertas caro o que ese cliente solo te pide precio para comparar.
- Cartera: importe de las ofertas aprobadas pendientes de ejecutar. Te dice cuánto trabajo tienes asegurado.
Material y almacén
- Valor del stock: cuánto dinero tienes en las estanterías. Si crece sin que crezca la actividad, hay material parado.
- Merma por periodo: el importe de las regularizaciones. Un salto brusco merece una revisión.
Facturación
Ganar dinero en un trabajo no sirve de mucho si se factura tarde. Dos indicadores sencillos:
- Trabajo ejecutado pendiente de facturar: el coste o el importe de los trabajos con horas y material pero sin factura. Si crece, el dinero se queda por el camino.
- Días entre fin del trabajo y factura: cuanto más corto, antes cobras y menos discusiones con el cliente.
Estos dos indicadores son de los más fáciles de mejorar: muchas veces basta con que alguien revise la lista cada semana.
Qué hacer cuando un indicador se tuerce
Un indicador solo vale si provoca una reacción. Algunas pautas para los casos más habituales:
- Baja el margen de un tipo de actividad: revisa los últimos trabajos de ese tipo capítulo a capítulo. Suele haber una fase que se oferta siempre corta.
- Baja el porcentaje de horas imputadas: mira los códigos internos y las esperas. Si no hay explicación, puede que los partes no se estén rellenando bien.
- Sube el stock sin que suba la actividad: revisa qué artículos no se mueven y frena las compras de reposición automática.
- Crece lo pendiente de facturar: revisa trabajo a trabajo qué falta (una firma del cliente, un albarán, una medición) y asígnalo a alguien con fecha.
- Baja la tasa de aceptación: compara tus precios por capítulo con los de los trabajos que sí ganaste y habla con los clientes que dejaron de aceptar.
No todas las variaciones son malas noticias. Un mes con muchas horas de formación bajará el porcentaje de horas imputadas, y eso puede ser una buena inversión. Lo importante es que la variación tenga una explicación conocida.
Cómo montar el seguimiento
- Elige los indicadores y escribe para cada uno su fórmula, su responsable y cada cuánto se revisa.
- Asegúrate de que los datos de base existen: trabajos codificados, partes con horas por trabajo, material imputado, facturas con su trabajo.
- Prepara un informe que se actualice solo a partir de esos datos, en lugar de rehacer una hoja de cálculo cada mes.
- Revísalo en una reunión breve y periódica. Lo que no se comenta, no se corrige.
- Pasado un año, quita los indicadores que nadie usa y añade los que hayas echado en falta.
Los indicadores en GControl
GControl codifica las ofertas y los trabajos por año, cliente y tipo de actividad, les imputa los partes de trabajo y el material y te da el coste, el ingreso y el beneficio de cada trabajo. Para explotar la información tiene listados en tablas dinámicas de Excel, de forma rápida y versátil, desde las ofertas hasta los análisis de costes, ingresos y beneficios, y un cuadro de mandos en Power BI accesible desde el móvil, la web o el PC. También tienes el listado de valoración de stocks y las horas de los partes valoradas con el preciario por categoría profesional.
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